Mit jelent az elektronikus kapcsolattartás cégek esetén és hogy működik adóellenőrzés kezdetén?

elektronikus kapcsolattartás

Egy vállalkozás működése során számtalan jogszabályi előírást kell figyelembe venni. Ilyenek azok is, amelyek előírják a gazdasági társaságok és a hatóságok közötti elektronikus kapcsolattartást. Mit jelent az elektronikus kapcsolattartás? Milyen kötelezettségei vannak a cégeknek? Melyek az elektronikus kapcsolattartás gyakorlati problémái? Mire érdemes odafigyelnünk?

Milyen változások történtek az elmúlt években?

A gazdasági társaságok és a hatóságok között évek óta kötelező az elektronikus kapcsolattartás. A hatósági ügyintézéseknél, így az adóellenőrzéseknél is elektronikus úton zajlik a kommunikáció. A régi postai kézbesítések és a papírokkal az adóhivatalba rohangáló könyvelők ideje már lejárt, a cégek és az adóhivatal között minden kommunikáció elektronikus csatornán, azaz online zajlik. Ezek közül a leggyakrabban az ügyfélkapu és az e-papír szolgáltatás-neveket hallhatjuk.

Egyéni vállalkozás alapításakor is elektronikus kapcsolattartás keretein belül tudjuk a vállalkozói tevékenység megkezdését bejelenteni, mint ahogyan ezzel korábbi bejegyzésünkben már foglalkoztunk.

Hogyan valósul meg az elektronikus kapcsolattartás egy adóellenőrzés kezdetén?

Az adóhivatal a cég cégkapujára (ami nem keverendő össze az ügyfélkapuval) elektronikus küldeményt küld, amelyben tájékoztatja a céget az adóellenőrzésről. Az adóhivatal megjelöli, hogy a cégnek mennyi időn belül kell a számláit, illetve az ügyletekhez tartozó dokumentumokat szkennelve, digitális aláírással ellátva (tehát elektronikusan hiteles formában) feltöltenie az adóhivatal rendszerébe.

Az esetek jelentős részében ez 3 napos határidő szokott lenni. Ha a kért dokumentumokat a megjelölt határidőn belül nem küldjük el a hatóságnak – tehát a kötelezettségünknek nem teszünk eleget, – akkor akár mulasztási bírságot is fizettethetnek velünk.

Kinek a feladata az adóhivatal által kért dokumentumokat elküldeni?

Ez változó. Alapvetően az adott cég, mint adózó kötelezettsége. A céget viszont ügyvezető képviseli, így a jogszabályok és hatóságok által előírt határidők betartása az Ő felelőssége. Változik a helyzet abban az esetben, ha a könyvelő – vagy más személy – az adóhivatalhoz bejelentett állandó meghatalmazott és a meghatalmazása kiterjed az adóhatóság előtti ellenőrzési képviseletre is.

Kinek a feladata a számlákat és az adóhivatal által kért dokumentumokat szkennelni?

Ez egy nagyon jó kérdés. Egy dolog a dokumentumokat elektronikusan beküldeni az adóhivatalhoz, de előtte azokat be is kell szkennelni. A könyvelő csak számlák (hiteles számviteli bizonylatok) alapján könyvelhet, így feltételezhető, hogy azok fizikailag a könyvelőirodában vannak. A könyvelőnek a szkennelési tevékenység alapvetően nem tartozik a feladatai közé. A könyvelőnek a feladata a számlák könyvelése és a bevallások leadása. A hatályos jogszabályok alapján – mint azt az előzőekben írtuk – az adózónak, tehát a cégnek a kötelezettsége a hatósági felhívás teljesítése.

Milyen lehetősége van a cégnek, ha a könyvelő nem vállalja a dokumentumok szkennelését?

Ilyen esetben egy megoldás marad: el kell menni a könyvelőhöz, el kell hozni tőle a bizonylatokat, majd be kell szkennelni azokat és el kell küldeni elektronikus kapcsolattartás keretein belül az adóhivatalnak. Ez sajnos az elektronikus kapcsolattartás egy olyan gyakorlati problémája, amely a cégvezetők és könyvelők életét rendkívüli mértékben megnehezítheti.

Mit tudunk tenni akkor, ha nagyon nagy mennyiségű a digitalizálandó iratanyag?

Az elektronikus kapcsolattartás az iratanyag mennyiségétől, annak nagyságától függetlenül kötelező. A dokumentumokat mindenképpen szkennelve, elektronikus aláírással, vagy AVDH (azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés) szolgáltatással hitelesítenünk kell, ezt követően pedig el kell küldenünk elektronikus kapcsolattartásnak megfelelő csatornán keresztül az adóhivatalnak (e-papír vagy ÁNYK rendszer segítségével).

Amennyiben úgy látjuk, hogy a végzésben (hatósági megkeresésében) megjelölt 3 napos határidő kevés és a kötelezettséget nem fogjuk tudni teljesíteni, akkor mindenképpen érdemes telefonon és írásban is felvenni az adóhatósággal a kapcsolatot és jelezni ezt a tényt, kérve további határidő engedélyezését. Az viszont, hogy kapunk-e további határidőt, az már az adóhatóság mérlegelési jogkörén múlik.

Cégvezetőként mi a legfontosabb dolog, amire oda kell figyelnünk?

A legfontosabb tényező az idő és a határidőszámítás. Ezt követi a könyvelővel való folyamatos kommunikáció, a feladat- és hatáskörök tisztázása, ellenőrzés esetén pedig az adóhivatallal való folyamatos kapcsolattartás és hogy tisztában legyünk azzal, hogy fizikailag melyik bizonylat hol található meg. Három napos határidő esetén ugyanis nem feltétlenül jut idő arra, hogy bizonylatokat keresgessünk: azonnal tisztában kell lennünk a helyzettel és azonnal cselekednünk kell!

(Hamarosan jelentkezünk újabb elektronikus kapcsolattartással foglalkozó bejegyzéssel, ahol a fent ismertetett nehézségekre fogunk megoldási lehetőséget felvázolni.)

(Képek forrása: envato elements)

Egy gondolat a(z) “Mit jelent az elektronikus kapcsolattartás cégek esetén és hogy működik adóellenőrzés kezdetén?” című bejegyzéshez

  1. Pingback: Online könyvelés, az elektronikus kapcsolattartás alapja

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

A weboldalon a minőségi felhasználói élmény érdekében sütiket használunk.