Online könyvelés, mint az elektronikus kapcsolattartás alapja. Mit jelent az online könyvelés? Miről szól? Tévhitektől a helyes gyakorlati kivitelezésig. Útmutató a szabályos, jogkövető, bírságmentes működéshez. Tények, amelyeket cégvezetőként ismerni kell.
Egy cég és az adóhatóság közötti kötelező elektronikus kapcsolattartás – mint ahogyan arról korábbi bejegyzésünkben is írtunk – nem egyszerű feladat. Számos kérdés merül fel annak gyakorlati megvalósíthatóságáról. Ahhoz, hogy a megoldást megtaláljuk, először is tisztában kell lennünk az online könyvelés kifejezéssel.
Mit értünk online könyvelés alatt?
Jelenleg nincs olyan jogszabály, amely az online könyvelés kifejezést meghatározná. A könyvelők jelentős része az online könyvelés kifejezés alatt azt gondolja, hogy az ügyfél (cég) online, azaz e-mailben, vagy valamilyen felhőszolgáltatáson keresztül átküldi részére a számlákat, majd Ő, mint könyvelő lekönyveli azokat.
Az online könyveléssel kapcsolatos másik általános vélekedés, hogy egy online elérhető felületen elhelyezett könyvelési rendszerbe az adott cég saját maga rögzíti fel a számláit. Itt valójában, már arról beszélünk, hogy a cég saját maga végzi el a könyvelési feladatokat, a könyvelő pedig csak a bevallásokat adja le az adóhatóság részére.
Akkor most miről is szól ez az egész pontosan?
Igen, ez egy nagyon jó kérdés! Ahhoz, hogy megértsük, egy kicsit vissza kell térnünk az alapokhoz. Könyvelni kizárólag hiteles számviteli bizonylatok (számlák) alapján lehet. Hitelesnek tekintendő az a bizonylat, amely eredeti (papír vagy elektronikus) formában rendelkezésre áll és a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelel.
Könyvelési szempontból jognyilatkozattal elfogadható az a papír alapú bizonylat is, amely az eredeti bizonylatról készített másolat. A lényeg az az, hogy a könyvelőnek meg kell tudnia győződni arról, hogy az adott bizonylat az valós gazdasági eseményt dokumentál. Ehhez viszont a könyvelendő bizonylatnak minden esetben a könyvelő rendelkezésére kell állnia.
A fentiek alapján, ha papír alapú bizonylatról beszélünk, akkor a papír alapú bizonylatnak fizikailag a könyvelőnél kell lennie. Ha elektronikus bizonylatról beszélünk, akkor annak elektronikus formában kell a könyvelő rendelkezésére állnia. A bizonylatok visszakereshetőségét pedig minden esetben biztosítani kell.
A könyvelőirodák által végzett online könyvelés megfelelőnek tekinthető?
Bizonyos esetekben igen. Azonban fontos hangsúlyoznunk, hogy a könyvelőnek a számlákat eredeti formájukban, vagy jognyilatkozattal ellátott másolati formájukban közvetlenül látnia kell. Tehát az e-mailben küldött papír alapú bizonylat, valamint a kinyomtatott elektronikus bizonylat alapján történő könyvelés nem elfogadható, ilyen formában a bizonylatokat az adóhatóság sem fogja elfogadni.
Akkor mégis mit tegyünk a bizonylatokkal?
A cégek és a hatóságok közötti elektronikus kapcsolattartás miatt a cégeknek adóellenőrzésnél elektronikus formában kell az adóhivatal részére beküldeni a számlákat. Ehhez a papír alapú bizonylatokat érdemes folyamatosan digitalizálnunk, jognyilatkozattal ellátni és minősített elektronikus aláírással vagy bélyegző tanúsítvánnyal hitelesíteni. A papír alapú számlák így elektronikus formában másolatként elfogadhatók és lekönyvelhetők, valamint azok egy adóellenőrzés során az adóhivatal részére elküldhetők.
Fontos, hogy a papír alapú bizonylatokról készített elektronikus másolatokat külön irattárba tároljuk, azok visszakereshetőségét biztosítsuk. Az elektronikus bizonylatokat is érdemes elektronikus irattárban tárolni, hogy azokat is könnyen megtaláljuk.
Mit kezdjünk a helyzettel? Mit tegyünk a könyvelővel?
Javasolt olyan könyvelőt keresni, aki rendelkezik a fenti kritériumoknak megfelelő informatikai rendszerrel. Ezzel az elektronikus kapcsolattartás gyakorlati problémái elkerülhetők és egy adóellenőrzés során a számlák az adóhivatal részére azonnal átküldhetők.
Annak érdekében, hogy a folyamat érthető legyen, érdemes megtekinteni a PerfectGroup Online Könyvelőiroda főoldalát, ahol a jogszabályoknak és az adóhatóság elvárásainak is megfelelő online könyvelési folyamat ismertetése olvasható.
Mit tehetek akkor, ha segítségre van szükségem?
Ha az online könyvelési folyamattal kapcsolatban van kérdése, vagy online könyvelési szolgáltatást szeretne megrendelni, akkor a legegyszerűbb, ha a kapcsolat oldalon található adatlapot kitöltve telefonos visszahívást kér.
(Hamarosan jelentkezünk újabb online könyvelés gyakorlati alkalmazásához kapcsolódó bejegyzéssel.)
(Képek forrása: envato elements)