Kintlévőségkezelés: miért a naprakész pénzügyi nyilvántartás a folyamat alapja? Mit jelent a pénzügyi nyilvántartás? Ki vezeti azt és miért elsődlegesen fontos ezzel minden cégvezetőnek foglalkoznia? Hogyan hasznosíthatjuk a megfelelő nyilvántartás adatait? Lényeges témakör, amivel minden cégvezetőnek foglalkoznia kell. Nézzük a részleteket!
A Magyarországon működő mikro-, kis- és középvállalkozások jelentős része likviditási problémákkal küzd. A likviditási problémák jelentős része kintlévőségkezelési folyamat hiányának köszönhető. A kintlévőségkezelési folyamat kialakításának és működtetésének alapja, hogy az adott vállalkozásnak naprakész pénzügyi nyilvántartása legyen. Az általános negatív likviditási helyzetet az elhúzódó járványhelyzet csak fokozta, így eljött az ideje a pénzügyi helyzetért felelős alapfolyamatok rendbetételének!
Mi az a pénzügyi nyilvántartás? Mit tartalmaz?
A pénzügyi nyilvántartás az adott vállalkozás által harmadik fél irányába kiállított bevételi számlákat (vevői számlákat) valamint harmadik féltől befogadott költségszámlákat (szállítói számlákat) és az azokhoz kapcsolódó pénzügyi teljesítéseket tartalmazó nyilvántartás. Leggyakoribb jellemzője, hogy az adatokat az adott vállalkozás partnerenként tartja nyilván. A pénzügyi nyilvántartás általában a számla kiállításának dátumát, fizetési határidejét, sorszámát, végösszegét, nyitott egyenlegét, valamint a pénzügyi teljesítés időpontját, módját és annak összegét tartalmazza.
Milyen típusú pénzügyi nyilvántartásokat különböztetünk meg?
Általában vevő és szállítói típusú pénzügyi nyilvántartást különböztetünk meg. A vevői pénzügyi nyilvántartás az általunk kiállított számlákat és az azokhoz kapcsolódóan beérkezett pénzügyi teljesítéseket, míg a szállítói pénzügyi nyilvántartás az általunk befogadott költségszámlákat és az általunk elutalt összegeket tartalmazza. Kintlévőségkezelési szempontból elsődlegesen a vevői pénzügyi nyilvántartással kell foglalkoznunk.
Ki vezeti a pénzügyi nyilvántartást?
Pénzügyi nyilvántartást bárki vezethet, azonban ezt a feladatot a könyvelőiroda mindenképpen elvégzi, hiszen a pénzügyi nyilvántartások adatai szükségesek a számviteli törvény szerinti beszámoló elkészítéséhez is. Kis-, és középvállalkozások esetén szokássá vált, hogy az adott vállalkozás pénzügyi munkatársa – a könyveléstől függetlenül is – vezet saját nyilvántartást. Ennek általános oka az, hogy a vállalkozások ügyvezetőinek naprakész információra van szükségük azzal kapcsolatban, hogy az adott cég pénzügyi szempontból milyen állapotban van.
Milyen gyakorisággal kell vezetni a pénzügyi nyilvántartást?
Ez gazdálkodási formaként változó, de általában havi szinten szokták a mikro-, kis-, és középvállalkozások vezetni. Azoknál a cégeknél, ahol van pénzügyi osztály vagy munkatárs, ezt a nyilvántartást általában heti, bizonyos esetekben napi rendszerességgel vezetik. A pénzügyi munkatárs vagy pénzügyi osztály által vezetett nyilvántartás azonban nem egyenlő a könyvelőiroda által vezetett nyilvántartással.
Mennyire megbízható a pénzügyi nyilvántartás?
A nyilvántartás megbízhatósága több tényezőtől függ: ki vezeti azt? Az adatok milyen bizonylatok alapján, valamint mennyire megbízható rendszerbe kerülnek rögzítésre (pl. excel táblázatba, vagy vállalatirányítási rendszerbe)? Milyen rendszerességgel történik meg az adatok aktualizálása?
Mi az összefüggés a pénzügyi nyilvántartás és a kintlévőségkezelés között?
A kintlévőségkezelés az adott vállalkozás pénzügyi nyilvántartása alapján történik. Ahhoz, hogy a kintlévőségeinket hatékonyan be tudjuk szedni, pontos naprakész pénzügyi nyilvántartást szükséges vezetnünk. Ha a nyilvántartásunk aktuális adatokat tartalmaz, akkor a fizetési felszólítások kiküldését és a jogi eljárások megindítását is hatályos adatok alapján tudjuk elvégezni.
Hogy lehet a cégemnek naprakész pénzügyi nyilvántartása úgy, hogy az ne okozzon költségnövekedést?
Egyszerűen! A PerfectGroup Online Könyvelőiroda országos szinten egyedülálló elektronikusan hiteles bizonylatokat befogadó és papír alapú bizonylatokról hiteles másolatot készítő majd azokat iktató ONLINE rendszerével.
Minden naprakész pénzügyi nyilvántartásra vágyó ügyfelünknek és kedves érdeklődőnek általánosan azt javasoljuk, hogy a napi szinten keletkező bizonylataikat napi rendszerességgel töltsék fel a könyvelőiroda online rendszerébe.
Az informatikai rendszerünkbe beérkező bizonylatokat ugyanis napi szinten könyveljük és a pénzügyi nyilvántartásokhoz online felületünkön hozzáférést biztosítunk. Ennek segítségével a kintlévőségkezelés gyerekjáték!
A könyvelőiroda egyedülálló online rendszerének köszönhetően, már nem szükséges komplett pénzügyi osztály üzemeltetni. A rendszer használatának alapdíja ráadásul 0,- Ft/hó.
A kintlévőségkezeléshez, naprakész pénzügyi nyilvántartások vezetéséhez kapcsolódó online könyvelési folyamatunkkal, már korábbi cikkünkben foglalkoztunk.
(Képek forrása: envato elements)
